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Un accordo quadro per l'adeguamento al GDPR degli studi associati, dei professionisti iscritti e dei clienti che assistono.
Associazione Nazionale Commercialisti — sezione di Napoli
Uno studio professionale tratta contemporaneamente dati su due piani diversi, e questa è la ragione per cui gli adempimenti risultano più complessi che in un'azienda di dimensioni analoghe.
Sul primo piano lo studio è titolare: gestisce i dati dei propri dipendenti, dei collaboratori, dei contatti commerciali, delle telecamere se ce ne sono.
Sul secondo piano, e più spesso, lo studio è responsabile del trattamento: elabora dati per conto dei clienti — buste paga, dati dei dipendenti altrui, dichiarazioni con spese sanitarie, situazioni familiari. Sono dati che appartengono al cliente, non allo studio.
Questa seconda posizione richiede un atto di nomina ex art. 28 con ciascun cliente. È l'adempimento più disatteso della categoria: molti studi elaborano da anni dati per conto di centinaia di clienti senza un solo contratto che regoli quel rapporto. In caso di contestazione, l'esposizione è di entrambi.
Si aggiunge un elemento di rischio che non riguarda la carta. Gli studi professionali sono un bersaglio ricercato: da un solo accesso si arriva ai dati di centinaia di aziende. Chi attacca lo sa, e da tempo preferisce colpire il consulente anziché i singoli clienti.
L'accordo con l'Associazione Nazionale Commercialisti di Napoli riserva agli iscritti condizioni dedicate su due fronti distinti, che possono essere attivati separatamente.
Il commercialista non rivende e non assume responsabilità sull'erogazione: mantiene il rapporto con il proprio cliente e ci coinvolge sulla materia che non gli compete. È la differenza fra questa convenzione e il programma partner, che si rivolge invece a chi vuole erogare i servizi in prima persona.
La forma del coinvolgimento la decide lo studio: può presentarci direttamente, oppure limitarsi a segnalare che il cliente ha un problema e lasciare che ce ne occupiamo noi.
Tre normative si sono sovrapposte in poco tempo e i clienti cominciano a rivolgere le domande al proprio commercialista, che è il consulente che vedono più spesso.
Avere una risposta pronta è un servizio in più che lo studio offre senza doverlo costruire.
Domande frequenti
Dipende. L'obbligo scatta quando il trattamento su larga scala di dati particolari rientra nelle attività principali. Per uno studio che gestisce buste paga e dichiarazioni con dati sanitari la valutazione va fatta seriamente, caso per caso, e documentata qualunque sia l'esito. È la prima cosa che verifichiamo.
Nella catena lo studio è responsabile rispetto al proprio cliente, che resta titolare. Se lo studio si appoggia a sua volta a fornitori — un gestionale in cloud, un archivio digitale — quelli diventano sub-responsabili e vanno nominati, con l'autorizzazione del titolare. È la catena che va ricostruita per intero.
Un modello è un punto di partenza, non un adempimento. Il principio di responsabilizzazione chiede di dimostrare di aver valutato la propria situazione: un registro che non descrive i trattamenti reali dello studio, in sede ispettiva, peggiora la posizione anziché migliorarla.
La parte impegnativa è la ricognizione iniziale, che richiede qualche ora di confronto con chi conosce l'organizzazione interna. Il resto lo facciamo noi. Il modello di nomina per i clienti viene predisposto una volta e poi riutilizzato.
La convenzione è stipulata con la sezione di Napoli. Seguiamo comunque studi su tutto il territorio nazionale: se siete iscritti altrove, scriveteci e valutiamo insieme.
Un incontro per capire dove siete titolari, dove responsabili, e cosa manca.